De Douane gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens en doet er alles aan om je gegevens te beschermen. Zo slaan we je gegevens op in een goed beveiligde database en stellen we je gegevens alleen beschikbaar aan derden indien dat noodzakelijk is voor de verwerking van jouw sollicitatie of aanverwante wervingsactiviteiten behorend bij jouw sollicitatie.

We gebruiken je persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden: 

1. Sollicitaties voor (vacante) functies bij de Douane, en de bijbehorende sollicitatieprocedure.
2. Onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website. Meedoen aan onze onderzoeken is vrijwillig.

De verwerking van jouw persoonsgegevens gebeurt altijd op basis van een wettelijke grondslag (artikel 6 lid 1 sub b, e en f Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
De Douane verwerkt je (persoons)gegevens om de hierboven genoemde doelen te realiseren. Het uitgangspunt is met zo min mogelijk persoonsgegevens de beoogde doelen te realiseren.

Ad 1. Sollicitaties en sollicitatieprocedure 

De gegevens die je invult op het (digitale) sollicitatieformulier, inclusief je cv en motivatiebrief worden door de Douane uitsluitend verwerkt om te bepalen of je in aanmerking komt voor een positie en om met je in contact te treden over de verdere sollicitatieprocedure. De Douane heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken. Het verwerken van jouw persoonsgegevens is namelijk essentieel voor de Douane voor het werven en selecteren van de juiste kandidaten voor openstaande vacatures en voor onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website.

Tijdens het sollicitatieproces kunnen verschillende selectie-instrumenten, zoals voorselectietesten en assessments, worden gebruikt om de selectie van kandidaten te ondersteunen. Wij zullen alleen jouw assessment resultaten verwerken als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je openbare profielen op sociale media kunnen worden geraadpleegd als onderdeel van de selectieprocedure. Wij doen dit enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd. Dit wordt altijd vooraf vermeld in de vacaturetekst. We geven je ook altijd de mogelijkheid om de gevonden informatie toe te lichten. Hierbij baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang.

Ad 2. Onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website

Wij kunnen je vragen mee te doen aan één van onze online onderzoeken, zoals ons onderzoek naar jouw mening over de gebruiksvriendelijkheid en informatie op onze website en onderzoek naar de kandidaat-ervaring. Deelname aan de onderzoeken is vrijwillig. Jouw antwoorden worden verwerkt. 

Ad 3. Gegevens die – na het aannemen van de persoon – worden overgeheveld naar de HR administratie, betreft gegevens die nodig zijn voor het opmaken van het arbeidscontract en voor het uitbetalen van het salaris.

Jouw sollicitatiegegevens zijn beschikbaar voor de selectiecommissie en HR-medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Soms is het nodig om jouw persoonsgegevens te delen met derden (uitvoerders van selectie-instrumenten zoals voorselectietesten en assessments) om bovenstaande doelen te bereiken. Wij verstrekken uitsluitend de informatie die strikt noodzakelijk is om deze doelen te bereiken. 

Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen selectie-instrumenten, zoals voorselectietesten en assessments, ten behoeve van selectie worden ingezet. We delen dan jouw persoonsgegevens (naam, e-mailadres en telefoonnummer) met de leverancier of afdeling die deze testen en assessments verzorgt, zodat zij contact met je op kunnen nemen en de selectie op de juiste manier kunnen faciliteren. 
Ook bij het verstrekken van gegevens aan andere organisaties moet de Douane voldoen aan regels omtrent bescherming en beveiliging van persoonsgegevens. Daarom maakt de Douane schriftelijke afspraken met de partijen waaraan gegevens worden verstrekt. Die afspraken gaan onder andere over de te volgen procedures bij de verstrekking van de gegevens, de beveiliging, enzovoort.

Jouw sollicitatiegegevens worden tot maximaal 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij wij jouw toestemming hebben om jouw gegevens langer te bewaren om je bij toekomstige passende vacatures te kunnen benaderen. In dit geval bewaren wij jouw sollicitatiegegevens maximaal één jaar.

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien of te rectificeren. Daarnaast heb je het recht om de toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens in te trekken of een verzoek in te dienen om je gegevens te laten verwijderen. Als je jouw gegevens wilt inzien, laten rectificeren of je toestemming wilt intrekken dan kun je hiervoor een verzoek indienen door middel van onze aanvraagprocedure.

Op inzageverzoeken beslist de Douane doorgaans binnen 1 maand. Eventueel kunnen we deze termijn verlengen. Als we dat doen krijgt u daarover bericht.

Heb je een vraag over de omgang met uw persoonsgegevens door de Douane? Of een klacht in verband met uitvoering van de AVG? Zet uw klacht of vraag in een brief, en schrijf daarbij dat het om de Douane gaat. Stuur uw brief naar:

Ministerie van Financiën
Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 20 201 
2500 EE  Den Haag
Of per e-mail. Het adres is: fg@minfin.nl.

Als je nog steeds van mening bent dat we je verzoek, vraag of klacht niet tijdig of op de juiste manier hebben behandeld, kun je ook contact opnemen met de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”). Op de pagina klacht melden bij de AP lees je hoe je een klacht kunt indienen. 

Wanneer je werken.Douane.nl bezoekt wordt gebruik gemaakt van cookies. De cookies worden gebruikt om: 

• ervoor te zorgen dat dat de website goed werkt en naar behoren functioneert (functionele cookies);
• inzicht te krijgen in het functioneren van de website en de gebruikerservaring van werken.Douane.nl te verbeteren (analytische cookies);
• gepersonaliseerde carrière-informatie en vacatures te tonen (marketing en tracking cookies). 
• Informatie over cookies en het aanpassen van je cookie instellingen kun je vinden in het cookiebeleid van werken.Douane.nl.

Op werken.douane.nl staat de laatste versie van het privacy statement. De Douane behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 11 juli 2023. 

De Douane neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan.

Dat doen we door te zorgen dat onze gebouwen niet toegankelijk zijn voor onbevoegden en door onze automatiseringssystemen goed te beveiligen tegen aanvallen van buiten en tegen datalekken. Daarnaast gelden binnen de Douane afspraken over welke medewerkers welke gegevens mogen gebruiken en voor welk doel. 

Daarnaast is werken.douane.nl voorzien van SSL-certificaat van QuoVadis. Dit betekent dat je gegevens versleuteld worden verstuurd door middel van data-encryptie (SHA256 RSA). De technische gegevens zijn openbaar en opvraagbaar via je browser.