De Douane gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens en doet er alles aan om je gegevens te beschermen. Zo slaan we je gegevens op in een goed beveiligde database en stellen we je gegevens alleen beschikbaar aan derden indien dat noodzakelijk is voor de verwerking van jouw sollicitatie of aanverwante wervingsactiviteiten.

We gebruiken je persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden: 

1. Sollicitaties voor (vacante) functies bij de Douane, en de bijbehorende sollicitatieprocedure.
2. Informeren over evenementen, indien je je hiervoor hebt ingeschreven of aangemeld. 
3. Onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website. Meedoen aan onze onderzoeken is vrijwillig.

De gegevens die je invult op het online sollicitatieformulier, inclusief je cv en motivatiebrief worden door de Douane uitsluitend verwerkt om te bepalen of je in aanmerking komt voor een positie en om met je in contact te treden over de verdere sollicitatieprocedure. De Douane heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken. Het verwerken van jouw persoonsgegevens is namelijk essentieel voor de Douane voor het werven en selecteren van de juiste kandidaten voor openstaande vacatures en voor onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website. Na je sollicitatie krijg je toegang tot je persoonlijke kandidaataccount. In dit account kun je de voortgang van je sollicitatie volgen en nieuwe informatie/gegevens met ons delen zoals je voorkeurslocatie of scan van je diploma.

Tijdens het sollicitatieproces kunnen verschillende selectie-instrumenten, zoals voorselectietesten en assessments, worden gebruikt om de selectie van kandidaten te ondersteunen. Wij zullen alleen jouw assessment resultaten verwerken als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je openbare profielen op sociale media kunnen worden geraadpleegd als onderdeel van de selectieprocedure. Wij doen dit alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd. Dit wordt altijd vooraf vermeld in de vacaturetekst. We geven je altijd de mogelijkheid om de gevonden informatie toe te lichten. Hierbij baseren wij ons op een gerechtvaardigd belang. We vragen naar je LinkedIn-profiel bij de aanmelding voor een koffiemoment om je te kunnen koppelen aan een geschikte medewerker.

Wij verzoeken je om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, en je BSN toe te voegen aan je sollicitatiedocumenten.

Ad 2. Informeren interessante vacatures, wervingsactiviteiten en evenementen

Persoonlijke gegevens (naam en e-mailadres) verstrekt via de job alert worden uitsluitend verwerkt om je te informeren over interessante vacatures en/of wervingsactiviteiten.

Via de pagina 'Evenementen' kun je je aanmelden voor onze evenementen. De gegevens die je invult op het aanmeldformulier gebruiken we om je te informeren over het betreffende evenement. Ook kunnen je gegevens gebruikt worden om je koppelen aan de juiste medewerker voor bijvoorbeeld een koffiemoment.

Je gegevens worden door ons verwerkt op basis van de door jou gegeven toestemming. Jouw toestemming kun je op elk gewenst moment intrekken door middel van een afmeldlink onder iedere job alert en/of event aanmelding die via e-mail wordt verstrekt. Bij afmelden worden je persoonsgegevens direct verwijderd.  

Ad 3. Onderzoek naar en verbeteren van de sollicitatieprocedure en onze website

Wij kunnen je vragen mee te doen aan één van onze online onderzoeken, zoals ons onderzoek naar jouw mening over de gebruiksvriendelijkheid en informatie op onze website en onderzoek naar de kandidaatervaring. Deelname aan de onderzoeken is vrijwillig. Jouw antwoorden worden anoniem verwerkt. 

Jouw sollicitatiegegevens zijn beschikbaar voor de selectiecommissie en HR-medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Daarnaast zijn je gegevens in het kandidaataccount beschikbaar voor medewerkers die het kandidaatportaal en de website beheren.

Soms is het nodig om jouw persoonsgegevens te delen met derden om bovenstaande doelen te bereiken. Wij verstrekken uitsluitend de informatie die strikt noodzakelijk is om deze doelen te bereiken. 

Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen selectie-instrumenten, zoals voorselectietesten en assessments, ten behoeve van selectie worden ingezet. We delen dan jouw persoonsgegevens (naam, e-mailadres en telefoonnummer) met de leverancier of afdeling die deze testen en assessments verzorgt, zodat zij contact met je op kunnen nemen en de selectie op de juiste manier kunnen faciliteren. Je (test)resultaten worden, pas na jouw expliciete toestemming in het kandidaatportaal van de externe leverancier, gedeeld met de selectiecommissie.

Ook bij het verstrekken van gegevens aan andere organisaties moet de Douane voldoen aan regels omtrent bescherming en beveiliging van persoonsgegevens. Daarom maakt de Douane schriftelijke afspraken met de partijen waaraan gegevens worden verstrekt. Die afspraken gaan onder andere over de te volgen procedures bij de verstrekking van de gegevens en de beveiliging.

Jouw sollicitatiegegevens worden tot maximaal 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij wij jouw toestemming hebben om jouw gegevens langer te bewaren om je bij toekomstige passende vacatures te kunnen benaderen. In dit geval bewaren wij jouw sollicitatiegegevens maximaal één jaar.

Indien de voorselectietest of een assessment behoort tot de sollicitatieprocedure, wordt de uitvoering hiervan gedaan in het kandidaatportaal van onze leverancier. De door jou behaalde resultaten mag je een jaar lang gebruiken, ook voor sollicitaties op andere vacatures. Mede om deze reden vragen wij de leverancier om jouw kandidaataccount 1 jaar actief te houden. Je kunt op elk moment zelf je kandidaataccount verwijderen.

In aanloop naar je eerste werkdag krijg je de mogelijkheid om gebruik te maken van de app 'Welkom@'. Bij het activeren van de app wordt er een account aangemaakt. Zes maanden na je eerste werkdag wordt het account automatisch verwijderd. Je kunt het account ook zelf verwijderen. Dit kan in de app via de knop ‘afmelden’ in het menu ‘overig’.

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien of te rectificeren. Daarnaast heb je het recht om de toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens in te trekken of een verzoek in te dienen om je gegevens te laten verwijderen. Als je jouw gegevens wilt inzien, laten rectificeren of je toestemming wilt intrekken dan kun je hiervoor een verzoek indienen door middel van onze aanvraagprocedure.

Op inzageverzoeken beslist de Douane doorgaans binnen een maand. Eventueel kunnen we deze termijn verlengen. Als we dat doen krijg je daarover bericht.

Na een sollicitatie krijg je toegang tot jouw persoonlijke kandidaataccount. In deze omgeving kun je gegevens inzien en beheren. Ook kun je zelf in het kandidaataccount de toestemming voor gegevensverwerking intrekken of je account verwijderen. Let op, als je dit doet voordat de sollicitatieprocedure is afgerond, is het niet meer mogelijk om de sollicitatie voort te zetten en wordt de procedure beëindigd.

Je kandidaataccount dat is aangemaakt ten behoeve van een voorselectietest of assessment kun je gedeeltelijk zelf beheren.

De Douane neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan.

Dat doen we door te zorgen dat onze gebouwen niet toegankelijk zijn voor onbevoegden en door onze automatiseringssystemen goed te beveiligen tegen aanvallen van buiten en tegen datalekken. Daarnaast gelden binnen de Douane afspraken over welke medewerkers welke gegevens mogen gebruiken en voor welk doel. 

De webpagina werken.douane.nl voorzien van SSL-certificaat van QuoVadis. Dit betekent dat je gegevens versleuteld worden verstuurd door middel van data-encryptie (SHA256 RSA). De technische gegevens zijn openbaar en opvraagbaar via je browser.

Wanneer je de website werken.Douane.nl bezoekt wordt gebruik gemaakt van cookies. De cookies worden gebruikt om: 

• ervoor te zorgen dat dat de website goed werkt en naar behoren functioneert (functionele cookies);
• inzicht te krijgen in het functioneren van de website en de gebruikerservaring van werken.Douane.nl te verbeteren (analytische cookies);
• gepersonaliseerde carrière-informatie en vacatures te tonen (marketing en tracking cookies). 
• Informatie over cookies en het aanpassen van je cookie instellingen kun je vinden in het cookiebeleid van werken.Douane.nl.

Heb je een vraag over de omgang met uw persoonsgegevens door de Douane? Of een klacht in verband met uitvoering van de AVG? Neem dan contact met ons op via deze link.

Als je na contact met ons nog steeds van mening bent dat we je verzoek, vraag of klacht niet tijdig of op de juiste manier hebben behandeld, kun je ook contact opnemen met de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”). Op de pagina klacht melden bij de AP lees je hoe je een klacht kunt indienen. 

Op werken.douane.nl staat de laatste versie van het privacy statement. De Douane behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 10 september 2024.